Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 - Garantía de prestación de servicios por autoridades





Por: Hernan Barrios Vega - Socio - HBV Legal Consulting (empresa afiliada a AmCham)


REFERENCIA: Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 – Medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica

Mediante el presente HBV LEGAL CONSULTING S.A.S. (“HBV”) se permite informar que mediante el Decreto 491 de 2020 el Gobierno Nacional estableció Medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas.

Entre otros aspectos el Decreto señala:

1. El Decreto aplica a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas.


2. Tiene por objeto que las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.


3. La Prestación de los Servicios a cargo de las autoridades deberá ejecutarse de la siguiente manera:


a. Mecanismos tecnológicos para lo cual deberán informar en sus páginas web los cabales oficiales de comunicación.


b. Si no se cuenta con medios tecnológicos, los servicios deben prestarse presencialmente. En este caso se debe privilegiar los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.


c. En ningún caso la suspensión de la prestación del servicio presencial podrá ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.


4. Los servidores públicos y contratistas del estado que adelanten actividades que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado, no podrán suspender los servicios en forma presencial.


5. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos.

a. Cuando se inicien las actividades ante las autoridades, los administrados deben suministrar la dirección electrónica para tal fin.


b. Las entidades públicas deben implementar a más tardas el 1 de abril de 2020 un buzón de correo electrónico para tal fin.


i. En el correo electrónico se debe indicar:

ii. El número del acto que se notifica

iii. Incluir copia del acto iv. Indicar los recursos que proceden


c. La notificación queda surtida en la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo.


d. No aplica a la Notificación de los actos de Registro- Articulo 70 CPACA. - Artículo 70.


Notificación de los actos de inscripción o registro


e. Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Si el acto de inscripción hubiere sido solicitado por entidad o persona distinta de quien aparezca como titular del derecho, la inscripción deberá comunicarse a dicho titular por cualquier medio idóneo, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente anotación.

6. Ampliación de términos para atender las peticiones.


a. Se amplía el plazo a treinta (30) días desde la recepción.

b. Documentos e información veinte (20) días desde la recepción.

c. Consultas a las autoridades de asuntos a su cargo treinta y cinco (35) días desde la recepción.

d. Si se hace imposible responder en los plazos indicados, se debe informar al administrado. En todo caso el palazo No puede exceder el doble de los previstos.


7. Suspensión de términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa.


a. Las autoridades podrán suspender los términos administrativos o jurisdiccionales en sede administrativa.

b. La suspensión afecta todos los términos legales, incluidos los de meses y años.

c. Los términos se reanudarán el día hábil siguiente a la superación de la emergencia sanitaria decretada por el Ministerio de Salud.

d. No correrán términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la Ley que regule la materia.

e. Aplica al pago de sentencias judiciales.

f. no aplica a las actuaciones administrativas o jurisdiccionales relativas a la efectividad de derechos fundamentales.


8. Reconocimiento y pago en materia pensional.


a. Se podrán adelantar los trámites con copias de documentos enviados vía electrónica.

b. Superada la emergencia sanitaria los originales se deberán enviar dentro de los tres (3) meses siguientes.

c. No se requiere certificado de invalidez para el pago de pensionados y beneficiarios del FOMAG


9. Ampliación de la vigencia de permisos, autorizaciones, certificados y licencias.


a. Los permisos, autorizaciones, certificados y licencias que se venzan y no puedan ser renovados, en razón a las medidas adoptadas por el Gobierno, el plazo se extenderá hasta por un (1) mes contado a partir de la superación de la emergencia.

b. Superada la emergencia se deberá efectuar el trámite de renovación.


10. Conciliaciones no presenciales ante la Procuraduría General de la Nación.

a. Se deben privilegiar que sean no presenciales

b. La Procuraduría General de la Nación debe acudir a TIC´s

c. Los acuerdos se perfeccionarán a través del medio electrónico escogido o mediante cruce de correos electrónicos.

d. Con lo anterior el Procurador levantará el acta y la enviará al Juez Competente.

e. Se faculta al Procurador General de la Nación para suspender la radicación y/o trámite de solicitudes de conciliación.

f. En el evento en que se suspenda la posibilidad de radicación de solicitudes de convocatoria de conciliaciones, no correrá el término de prescripción o caducidad de las acciones o de los medios control, respectivamente, hasta el momento en que se reanude la posibilidad de radicación o gestión de solicitudes.

g. El término para llevar a cabo la audiencia de conciliación en materia civil de familia, comercial o contencioso administrativo, se incrementa de tres (3) a cinco (5) meses a partir de la solicitud. (artículo 20 Ley 640 de 2001).

h. Suspensión de la prescripción o de la caducidad por solicitud de conciliación se incrementa de tres (3) a cinco (5) meses a partir de la solicitud. (artículo 21 Ley 640 de 2001).

i. Lo anterior estará vigente hasta tanto permanezca la Emergencia Sanitaria.

11. Continuidad de los servicios de arbitraje, conciliación y otros mecanismos de resolución de conflictos por medios virtuales

a. Los siguientes trámites se deben seguir adelantando mediante TICs, conforme a las instrucciones de los centros de arbitraje y conciliación:

i. Procesos Arbitrales

ii. Conciliación Extrajudicial

iii. Amigable Composición.

iv. Insolvencia de Persona Natural No Comerciante

b. Si el centro de arbitraje y conciliación no cuenta con la tecnología deberá suscribir un convenio con otros centros o entidades para la realización de los trámites de los procedimientos indicados.

c. Las manifestaciones de voluntad de aceptación se pueden hacer a través de cualquier mensaje de datos u otro medio de conformidad con la ley 527 de 1999.

d. Para el arbitraje el término para fallar se incrementa de seis (6) a ocho (8) meses y el término de suspensión pasa de ciento veinte (120) a ciento cincuenta (150) días.

e. Los procesos deben seguir adelantándose a menos que haya imposibilidad técnica para adelantarlos por medios electrónicos o virtuales y una de las partes lo proponga.

f. No se podrán adelantar los trámites si alguna de las partes se muestra en imposibilidad para comparecer a las audiencias virtuales, o aportar pruebas, soportes y anexos, y así lo determina el tribunal, el amigable compositor o conciliador.

g. En los procesos de Insolvencia de Persona Natural No Comerciante el Conciliador puede suspender el término de sesenta (60) días del articulo 544 del Código General del Proceso, para la negociación de las deudas.

h. Las normas anteriores se aplican a los trámites iniciados con anterioridad a la expedición del Decreto 491 de 2020.

12. Términos de Prescripción o Caducidad. Durante la Vigencia de la Emergencia Económica No correrán los términos de prescripción o Caducidad de las Acciones.

Dado que la emergencia fue decretada el 12 de marzo de 2020 y se extiende hasta el 30 de mayo de 2020, pero el decreto 491 es del 28 de marzo, consideramos que debe darse una aplicación retrospectiva de la norma y entender por lo tanto que los términos están suspendidos desde el 12 de marzo.

13. De las firmas de los actos, providencias y decisiones. Mientras dure el aislamiento preventivo obligatorio, las autoridades podrán firmar los documentos de la siguiente manera: a. Firma Digital

b. Firma autógrafa mecánica

c. Firma autógrafa digitalizada

d. Firma autógrafa escaneada


14. Reuniones no presenciales en los órganos colegiados de las ramas del poder público.

Todos los órganos colegiados del Estado, incluyendo el Congreso, Asambleas Departamentales, Concejos Municipales, podrán deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.

a. Excepto los asuntos y deliberaciones sujetas a reserva, como las de los órganos colegiados de la rama judicial, las sesiones no presenciales deberán ser públicas, para lo cual se deberá utilizar únicamente los medios o canales habilitados para el efecto en el reglamento.

b. Lo dispuesto en el presente artículo tendrá vigencia hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.


15. Facultad para ampliar el período institucional de gerentes o directores de las Empresas Sociales del Estado. Lo Gobernadores y alcaldes podrán ampliar el periodo por 30 días, para los periodos que terminan el 30 de marzo de 2020.


16. Aplazamiento de los procesos de selección en curso. Se aplazan los procesos de selección de personal de carrera administrativa.


17. Prestación de servicios durante el período de aislamiento preventivo obligatorio- Servidores Públicos y Docentes.

a. Se debe disponer de la realización de labores en la modalidad de trabajo en casa y haciendo uso de las TICS

b. No se podrá suspender el pago de la remuneración.


18. Actividades que cumplen los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

a. Los prestadores de servicios deben continuar realizando sus actividades en la modalidad de trabajo en casa y haciendo uso de las TICS

b. Aquellos contratistas cuyas obligaciones sólo se puedan realizar de manera presencial, continuarán percibiendo el valor de los honorarios durante el período de aislamiento preventivo obligatorio, previa verificación por parte del supervisor de la cotización al Sistema General de Seguridad Social

c. La declaratoria de Emergencia Económica, Social y Ecológica y la declaratoria de Emergencia Sanitaria, así como las medidas que se adopten en desarrollo de las mismas no constituyen causal para terminar o suspender unilateralmente los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión celebrados con el Estado.

d. Para la recepción, trámite y pago de los honorarios de los contratistas, las entidades del Estado deberán habilitar mecanismos electrónicos


19. Contratos de prestación de servicios administrativos con entidades públicas.

Cuyo objeto sea la prestación del servicio de vigilancia, aseo, y/o cafetería, transporte y demás servicios de esta naturaleza no serán suspendidos.

En todo caso para mayor detalle es necesario proceder con la revisión completa del Decreto.


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