Instrucciones y recomendaciones - asambleas y juntas directivas

Por: Hernan Barrios Vega - Socio - HBV Legal Consulting (empresa afiliada a AmCham)

HBV LEGAL CONSULTING S.A.S. ha preparado para ustedes un resumen del Decreto 434 del 19 de marzo de 2020 y de la Circular Externa de la Superintendencia de Sociedades Número 100-000002 del 17 de marzo del 2020, Instrucciones y recomendaciones frente al desarrollo de reuniones del máximo órgano social, a propósito de la declaración de emergencia sanitaria del país por el COVID- 19.

1. Por disposición legal durante el primer trimestre de cada año las sociedades colombianas se están preparando para realizar las reuniones ordinarias de sus máximos órganos sociales (Asambleas de Accionistas o Juntas de Socios), durante las cuales entre otros temas se debe para examinar la situación de la sociedad, conocer el informe de gestión de los administradores, revisar y aprobar los estados financieros del año anterior, decidir sobre la distribución de utilidades, determinar las directrices económicas de la sociedad, y para tomar las demás decisiones para el adecuado desarrollo el objeto social.

2. Este año estas reuniones, que generalmente se efectúan de manera presencial en el domicilio de la sociedad, se han visto afectadas por los eventos asociados a la llegada al país del COVID- 19 o Coronavirus.

3. Es por ello que la Circular Externa Número 100-000002 del 17 de marzo del 2020 de la Superintendencia de Sociedades, recuerda que existen en el ordenamiento jurídico colombiano, alternativas a las reuniones presenciales de los máximos órganos sociales, tal como lo dispone el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, “siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva”, las cuales deberán ser utilizadas por los socios y administradores para evitar desplazamientos y aglomeraciones como factor para la propagación del COVID-19.

4. Por ello mediante la Circular Externa Número 100-000002 del 17 de marzo del 2020 de la Superintendencia de Sociedades ha indicado que para la realización de reuniones no presenciales se debe tener en cuenta lo siguiente:

   • El número de participantes necesario para reuniones no presenciales o virtuales, es el mismo necesario para deliberar y decidir en reuniones presenciales según lo determine la ley o los estatutos. Por lo tanto, no es necesaria la participación de la totalidad de los socios o miembros de junta.

   • Se debe dar aplicación a las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en los estatutos o la ley.

   • Se pueden realizar reuniones mixtas, es decir, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan presencialmente y otros de manera virtual, posibilidad que se debe plasmar en la convocatoria a la reunión.

• La convocatoria a reuniones no presenciales o mixta debe señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para la participación virtual y las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente si del caso.

• El representante legal de la sociedad, debe verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, para garantizar que se trate de socios, sus apoderados o miembros de junta directiva.

• El representante legal de la sociedad debe dejar constancia en el acta sobre el quórum requerido para el inicio de la reunión y que este se mantenga durante su desarrollo hasta la culminación.

5. Las sociedades que a la fecha hayan enviado la convocatoria a una reunión ordinaria presencial del máximo órgano social, pueden dar un alcance a esa convocatoria con el propósito de informar la realización de la reunión de manera no presencial o mixta. El alcance puede darse a más tardar, un (1) día antes de la fecha de la reunión convocada, este debe indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión y deberá efectuarse por el mismo medio que se haya enviado la convocatoria inicial. Se recomienda la realización de las reuniones no presenciales y que el representante legal advierta en la misma, la necesidad de adoptar medidas de auto cuidado señaladas por el Ministerio de la Salud y Protección Social para evitar la propagación del COVID-19.

6. Si no es posible hacer la reunión no presencial o mixta y en caso que no se superen el máximo de personas permitidas en un lugar según las restricciones señaladas por las autoridades competentes (máximo 10 personas), se podrá realizar la reunión ordinaria presencial. Igualmente, posible contemplar la asistencia de los socios mediante el otorgamiento de poderes, los cuates no tienen formalidades distintas a las previstas en el artículo 184 del Código de Comercio para reducir el número de personas asistentes a la reunión.

7. Ahora bien, en caso que la reunión ordinaria ya se haya convocado y que no fuere posible hacer uso del mecanismo de reuniones no presenciales o mixtas, o que la capacidad de la reunión presencial supere las restricciones señaladas por las autoridades competentes (máximo 10 personas), los representantes legales deberán advertir de inmediato a los socios y miembros de junta directiva, por el mismo medio que se hizo la convocatoria, la imposibilidad de realizar la reunión por hechos que podrían considerarse como eventos de fuerza mayor o caso fortuito, conforme a la situación de emergencia sanitaria, con base en las normas vigentes sobre restricciones a las reuniones que superen cierto número de personas (Resolución 385 del 2020 Ministerio de Salud y Protección Social).

• Una vez superada la circunstancia de emergencia sanitaria o cuando se cuente con los medios tecnológicos para realizar la reunión de manera no presencial, los órganos sociales competentes deberán realizar una nueva convocatoria para la reunión ordinaria que, por las circunstancias mencionadas, es decir su imposibilidad, no pudo realizarse.

• En el evento de que la reunión convocada no se pueda llevar a cabo por falta de quórum (diferente a la imposibilidad por fuerza mayor o caso fortuito por la emergencia sanitaria), se debe tener en cuenta lo previsto en el régimen societario frente a las reuniones de segunda convocatoria1, las cuáles se deben realizar dentro de los términos legales permitidos y con la reducción del quórum señalada en la ley. Estas reuniones de segunda convocatoria también deberían realizarse de forma no presencial o mixta mientras se mantenga el estado de emergencia sanitaria.

• Para el ejercicio del derecho de inspección y evitar en lo posible los desplazamientos, la Superintendencia invita a las sociedades supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata. Por su parte, el Decreto 434 del 19 de marzo de 2020, estableció que las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio, podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional. En caso que no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de la finalización de la emergencia sanitaria a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión. Las anteriores medidas son aplicables a todas las personas jurídicas, independientemente del tipo societario. Esperamos que las anteriores medidas sean de utilidad para su empresa.