Estimado empresario, la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC a través de la Circular 003 del 01 de agosto 2018, estableció el plazo para realizar la inscripción de las bases de datos en el RNBD y entre otros aspectos en el numeral 2.3 reglamentó las fechas en las cuales se debe realizar la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD de la siguiente manera: “Los Responsables de Tratamiento que de conformidad con lo establecido en el Decreto número 090 del 18 de enero de 2018 están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información registrada, como se indica a continuación:(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre de 2019.”
Según lo indica la circular todos los empresarios colombianos deben realizar la actualización de la información de las bases de datos inscritas en el RNBD de la SIC, antes del 31 de marzo de 2020, también deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 de la misma circular dentro de los primeros 15 días del mes de febrero de 2020.Así las cosas, teniendo en cuenta el incremento de controles y vigilancia que ha venido ejerciendo la SIC sobre las compañías colombianas para que cumplan con las normas en materia de protección de datos y cuyo resultado ha dejado multas millonarias a empresarios, las cuales pueden ascender hasta los 2.000 SMLMV; es necesario que las organizaciones adopten una cultura de cumplimiento de obligaciones y aplicación de buenas prácticas en el uso o tratamiento de los datos personales almacenados en sus bases de datos, garantizando los derechos de sus Titulares.
En este orden de ideas si su compañía no cuenta actualmente con un sistema integral de gestión de protección de datos, es importante el deber cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 para evitar sanciones de la Superintendencia de Industria y comercio. Si desea más información contáctenos, estamos atentos a su llamado o escribanos a:
Bogotá: juan.osorio@protecdatacolombia.com
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